Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Winterberg für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.
Die Stadt Winterberg bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
Bitte beachten Sie Folgendes:
Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Winterberg eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
2.1.1. Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alle Angelegenheiten, bei denen keine eigenhändige Unterschrift benötigt wird und die nicht vertraulich sind, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken. Die zentrale Eingangsadresse ist:
Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.
2.1.2. Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie Ihre Nachrichten verschlüsseln und an folgende E-Mailadresse senden:
Folgende Verschlüsselungsverfahren werden für die Übersendung von E-Mails seitens der Stadt Winterberg unterstützt:
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel".
Diesen finden Sie hier: öffentliches PGP Zertifikalt von post@winterberg.de
Als Software empfehlen wir Ihnen die kostenlose und vom BSI unterstützte Software Gpg4win.
Damit die Stadt Winterberg Ihnen verschlüsselt antworten kann, müssen Sie der Kommune Ihren öffentlichen Schlüssel zukommen lassen (per E-Mail).
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie über die damit verbundenen Konsequenzen soweit möglich informiert.
2.1.3. Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen.
Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter:
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/FAQ/faq-node.html
2.1.4. Größenbeschränkung für E-Mails
Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 15 Megabyte (MB).
2.1.5. Das Problem "Schadsoftware"
Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.
Die Stadt Winterberg ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.[1] Die zentrale Eingangsadresse ist:
post@winterberg.de-mail.de
Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.
[1] Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie hier:
http://www.cio.bund.de/Web/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Haeufig-gestellte-Fragen/haeufig_gestellte_fragen_node.html
Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.
Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden.
Weil gerade z.B. Verschlüsselungstrojaner mittels alter WORD- und EXCEL-Dateien verschickt werden, nehmen wir KEINE Dateien im Format .doc und .xls an. Bitte nutzen Sie die neuen Formate .docx oder .xlsx (Standart seit Office 2007).
Weitere Dateiformate können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer: 02981/800-777.
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass an die Stadt Winterberg gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail-Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden.
Die beim E-Mail-Transport auf den Servern des Rechenzentrums der SIT anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
